Zavádění EMS ve smyslu normy ISO 14 000 (5. díl)

Pracovníci, kteří vykonávají práce, které mají významný vliv na životní prostředí musí být odborně způsobilí. Je na organizaci, aby v této souvislosti určila jakou odbornou způsobilost musí mít pracovníci a v případě, že jí nedosahují, aby jim poskytla příslušný výcvik, zaškolení apod. Dále norma vyžaduje poučení zaměstnanců o environmentální politice a zavedeném systému environmentálního managementu a v této souvislosti i o jejich úloze a odpovědnosti včetně respektování havarijních plánů, dále o významných environmentálních dopadech jejich pracovní činnosti a potenciálních následcích nedodržení stanovených provozních postupů.

Naplnění výše uvedených požadavků se rozpadá do následujících praktických kroků:

• předně musí být vytipovány všechny profese nebo funkce, které mají významné environmentalní dopady – těmi mohou být obsluha kotelny, čističky odpadních vod, ekolog organizace, vodohospodář, obsluha rizikových technologických zařízení atd., u těchto profesí musí být jednoznačně vymezeny kvalifikační požadavky (často jsou určeny právními předpisy) a zabezpečeno jejich naplnění;
• požadavek existence postupu o poučeních, která se týkají environmentálního chování, lze realizovat doplněním problematiky péče o životní prostředí do existujících dokumentů (např. směrnice o personální činnosti či směrnice o výcviku). V těchto dokumentech mohou být doplněny požadavky týkající se:

• zaškolování nově přijímaných pracovníků i v oblasti environmentálního chování,
• zavedení školení pro všechny pracovníky o významných environmentálních dopadech pracovní činnosti, včetně stanovení jejich konkrétních úkolů a odpovědnosti;

• i když norma striktně nevyžaduje vést evidenci o zaškolení a odborné způsobilosti, s ohledem na možné důsledky ekologických nehod a havárii je vhodné její naplnění alespoň v podobě:

• vymezení základních úkolů a odpovědností v charakteristikách (popisech) pracovních činností,
• vedení záznamů o výcviku, odborné způsobilosti v osobní složce zaměstnance.

Norma vyžaduje s ohledem na své environmentální aspekty a systém environmentálního managementu vytvořit a udržovat postupy pro interní komunikování a pro přijímání, dokumentování a odezvu na zásadní podněty od externích zainteresovaných stran.

Praktické naplnění těchto požadavků znamená vytvořit směrnici pro environmentální komunikování. Ta bude upravovat jednak postupy interní komunikace, ty mohou spočívat:

• v doplnění pracovních porad o environmentální problematiku,
• využití intranetové sítě k interní environmentální komunikaci,
• zveřejňování vybraných momentů, týkajících se e-profilu organizace v podnikovém časopisu, na nástěnkách atd.

Jednak předmětem směrnice o komunikování jsou postupy pro externí komunikaci. Z dosavadních zkušeností vyplývá, že je vhodné tuto agentu centralizovat a určit osobu/y, které dále uvedené činnosti budou mít na starosti:

• komunikaci s příslušnými orgány státní správy , které mají na starosti problematiku ochrany životního prostředí (odbory životního prostředí, Inspekcí životního prostředí);
• komunikaci se zástupci sdělovacích prostředků,
• komunikaci se zástupci zainteresovaných stran, těmi mohou být individuální stěžovatelé nebo představitelé ekologických hnutí.

S ohledem na charakter environmentálních dopadů norma ukládá organizaci též zvážit postupy externí komunikace týkajících se významných environmentálních aspektů. Výsledkem těchto úvah mohou být různá sdělení, zpravidla v regionálních médiích o posunech, které byly ve směru zlepšení životního prostředí učiněny, další možností je zařadit informace o environmentálním profilu organizace do propagačních materiálů firmy, výroční zprávy apod.

Požadavky týkající se dokumentace systému environmentálního managementu se neliší od postupů dokumentování systému jakosti. Struktura dokumentace v závislosti na velikosti organizace může mít dvě až tři vrstvy, viz obrázek 1.

obrázek 1

Jak vyplývá z obrázku, struktura dokumentace systému EMS je velice blízká struktuře dokumentace systému jakosti. Je na organizaci jak se rozhodne dále strukturovat dokumentační systém environmentu. Jedna možnost je budovat zcela samostatnou dokumentaci EMS, druhá možnost je propojit systém jakosti a environmentu, viz obrázek 2.

obrázek 2

Každá z uvedených možností má své pro a proti. V případě samostatné dokumentace EMS zřejmě dojde k nárůstu dokumentu, ale systém jakosti jimi nebude dotčen. V případě integrace obou systému bude třeba dělat zásahy i do existující dokumentace systému jakosti, tzn. zpravidla bude nutné doplnit dokumenty o environmentální problematiku, výsledným efektem však bude méně dokumentů. Oddělený či integrovaný přístup se může týkat jak instrukcí, směrnic, tak i příručky.

Další požadavky vyžadované normou lze považovat za standardní požadavky týkající se řízené dokumentace:

• dokumentace musí být čitelná, datovaná a snadno přístupná, udržovaná v pořádku a po určenou dobu archivovaná,
• nově připravené, či aktualizované dokumenty musí být přezkoumány a schváleny příslušnými pracovníky,
• na místech, kde se dokumentace užívá musí být pouze platné dokumenty, zastaralé dokumenty musí být staženy a alespoň jedna podoba původního znění musí být archivovaná.

Norma dále vyžaduje provádět revize dokumentů, tím jsou míněny prověrky dokumentů, které se provádějí v cca 2 až 3-letých intervalech a prověřuje se jednak formální správnost dokumentů (jejich čitelnost a dostupnost na příslušných místech), jednak jsou revize důvodem prověření věcné správnosti, popř. impulsem k jejich aktualizaci.

Aktuálním momentem je v současnosti v řadě firem převedení papírové podoby dokumentace do podoby digitální, tzn. vedení veškeré dokumentace v počítačové síti. V zásadě nelze vůči této formě nic namítat, pokud budou dodrženy následující zásady:

• příslušní pracovníci mají přístup k počítači a dovedou si příslušný dokument na počítači otevřít,
• v informačním systému byla definována přístupová práva k souborům pro zpracovatele (k jejich čtení, ale i změnám) a pro příslušné uživatele pouze ke čtení,
• informační systém je zabezpečen vůči virům,
• veškerá řízená dokumentace je zálohována a je zabezpečeno, že zálohy jsou uloženy mimo prostory, kde jsou instalovány prvotní soubory,
• je zajištěno vyhovující archivování neplatných dokumentů.

Je nesporné, že převod veškeré řízené dokumentace na elektronické nosiče vede k výraznému odstranění “papírování”, které bývá častou výhradou vůči aplikaci norem ISO, ať v oblasti jakosti, tak i environmentu.

doc. Ing. Jaromír Veber, CSc.
vedoucí katedry managementu, VŠE Praha

6. díl článku